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28.3 Grundregeln für den Nutzer

Internet Surfen

  1. Es kann versehentlich beim Surfen der Download einer Datei aus dem Internet gestartet worden sein. Dieser Vorgang ist immer abzubrechen ! Der Download von Software aus dem Internet ist verboten !
  2. Viele Server im Internet bieten Dokument im PDF, PostSkript, oder in einem anderen Format, z.B. WinWord, Excel, Powerpoint, ZIP, EXE, COM, mp3 oder anderen Formaten an. Der Download aller Dateien ist verboten ! Ausnahme: Dateien, die mit "PDF" enden.
  3. Falls Sie das Gefühl haben, jemand möchte die Aufmerksamkeit beim Surfen gezielt auf eine bestimmte WWW-Seite lenken, so ist dies dem Systemadministrator unverzüglich mitzuteilen, sofern hinter dieser Information ein Außenstehender stecken könnte. Im Zweifelsfalle hat der Benutzer sich fernmündlich darüber zu vergewissern, was hinter diesem Hinweis stecken könnte. Es ist in einem solchen Fall der Systemadministrator zu informieren
  4. Einige Browser, FTP-Programme oder Editoren unterstützen das Uploaden von Software oder Daten auf einen Server im Internet. Diese Funktion darf nur von Mitarbeitern benutzt werden, die ausdrücklich und offiziell mit der Betreuung des WWW-Servers beauftragt sind. Zeit und Datum eines Uploads ist immer dem Systemadministrator per E-Mail mitzuteilen.

E-Mail - Regeln

  1. Eingehende E-Mail mit Anhang, egal von welchem Absender diese stammt und in welchem Format dieser Anhang gespeichert wurde, ist unbedingt und unverzüglich an den Systemadministrator weiterzuleiten und ggf. im Posteingang zu löschen, sofern diese nicht vom Systemadministrator selber stammt, und ein zuvor verabredetes Zeichen (das OK!) im Anschreiben enthält. Man erkennt diese E-Mails mit Attachments daran, daß eine Büroklammer rechts oben erscheint, und daß es eines weiteren Klicks bedarf, um diese zu öffnen. Grafiken werden hierbei (nur hierbei) nicht als Anhang definiert. Zuwiderhandlungen haben unweigerlich eine Abmahnung zur Folge.
  2. Von ausgehenden E-Mails, die an externe Personen adressiert sind, ist stets eine Kopie an eine zuvor bestimmte interne E-Mail - Adresse zu senden. Verstöße hiergegen können eine Abmahnung zur Folge haben. Als ausgehende E-Mails wird eine den Arbeitsplatzrechner über irgendeine angeschlossene Netzwerkverbindung verlassende E-Mail definiert, das können auch ISDN, Modem, IRDA, serielle / parallele Schnittstellen und Netzwerkadapter oder ähnliches sein.
  3. Ausgehende E-Mails mit Dokumenten als Anhang (auch Grafiken) dürfen nicht direkt versendet werden. Sollte es in Ausnahmefällen notwendig sein, einen Text zur Weiterverarbeitung an externe E-Mail - Adressen zu versenden, so ist diese unter Angabe der Zieladresse im Anschreiben an den zuständigen Systemadministrator im Hause zu senden. Sie erhalten dann eine E-Mail mit einem Paßwort zurück, welches dem Adressaten fernmündlich mitzuteilen ist. Es dient der Entschlüsselung des Dokumentes am Zielort. Das Dokument darf nur als RTF (Rich Text Format) versandt werden. Hierzu muß es mit "speichern als" unter Neuangabe des Formates zuerst auf die Festplatte gespeichert werden. Falls Dokumente (Powerpoint, Excel oder andere) versandt werden müssen, so sind diese zuvor entweder in HTML oder TXT Dateien zu konvertieren. Nur in Ausnahmefällen sollten diese Dokumente im Originalformat versandt werden. Punkt 1 +2 bleiben hiervon unberührt.
  4. Nur von der Geschäftsführung schriftlich authorisierte Personen (oder die Geschäftsführung selber) dürfen Dokumente mit Anhängen direkt per E-Mail versenden. Um dies zu ermöglichen, ist vom Systemadministrator die Software zu installiere n, ein Schlüssel zu generieren und ein Paßwort festzulegen. Der Schlüsselnehmer ,also die authorisierte Person muß das Paßwort bei der Generierung des Schlüssels persönlich eingeben. Der Systemadministrator darf dieses Paßwort nicht erfahren. Bei der Vergabe des Paßwortes sind folgende Bedingungen zu beachten: Es muß aus einer willkürlich gewählten Buchstaben/ Zahlenkombination aus Groß - und Kleinschrift bestehen und mindestens 8 Buchstaben lang sein. Die für das Verschlüsselungssystem benötigten Schlüssel sind entsprechend einer speziellen Vorschrift aufzubewahren. Die Festplatte ist anschießend zu defragmentieren.
  5. Ausgehende E-Mails, die eindeutig persönlicher Natur sind, sind als solche mit einem verabredeten Zeichen zu kennzeichnen. Diese dürfen eine vereinbarte Länge nicht überschreiten und keine Anhänge enthalten. Es ist stets eine Kopie an eine zuvor bestimmte besondere interne E-Mail - Adresse zu senden. Der Systemadministrator erhält in diesem Falle (und nur in diesem Falle) aus Datenschutzgründen keine Kopie. Dem Systemadministrator ist es ausdrücklich untersagt, das Archiv dieser persönlichen Mails einzusehen. Er ist angewiesen, dieses Archiv nach der Zählung der Anzahl, schnellstmöglich und regelmäßig zu löschen.
  6. Ausgehende E-Mails, die eindeutig persönlicher Natur und auch als solche gekennzeichnet sind, jedoch Anhängen enthalten, dürfen vom Systemadministrator überprüft werden. Die unterliegen auch der Geheimhaltung und unterstehen dem Datenschutz.
  7. Ausgehende E-Mails mit TON - oder VIDEO - Aufzeichnungen als Anhang sind als solche wie verabredet zu kennzeichnen. Punkt 1+2 bleiben unberührt.
  8. Das versenden von E-Mails, deren Größe eine definierte Grenze überschreitet, ist untersagt. Mehrere inhaltlich zusammengehörenden E-Mails gelten als eine E-Mail, deren Größe die definierte Grenze nicht überschreiten darf.
  9. Veränderungen der Einstellungen des E-Mail-Clients, auch nur vorübergehend, sind untersagt.
  10. Der Versand von E-Mails an die eigene Adresse (intern oder extern) ist untersagt.
  11. Der Versand von E-Mails mit Paßworten, Login´s, digitalen Schlüsseln oder Signaturen ist verboten ! Verstöße haben unweigerlich eine Abmahnung zur Folge.
  12. Der Mißbrauch von anderen Programmen (telnet....) für die Versendung von E-Mails ist verboten.

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